Objednávky
Přenos objednávek mezi e‑shopem, ERP, skladem a účetnictvím.
Integrace a automatizace
Propojíme všechny firemní aplikace.
E‑shop, účetnictví, sklad, CRM nebo interní systém nemusí fungovat každý zvlášť. Propojíme je tak, aby si potřebná data předávaly automaticky.
Firemní ekosystém
Propojeno
- CRM Zákazníci / obchod
- ERP Objednávky / výroba
- E-shop Produkty / ceny
Integrace / API
Pravidla, mapování a kontrola dat
- Účetnictví Faktury / doklady
- Sklad Zásoby / pohyby
- Mailing Zprávy / kampaně
Data vznikají v jednom systému a ostatní je převezmou podle nastavených pravidel.
Když systémy nespolupracují
Problém je, že systémy spolu nemluví.
Firma často používá několik aplikací, které samy o sobě fungují dobře. Problém vzniká ve chvíli, kdy mezi nimi musí zaměstnanci ručně přenášet objednávky, zákazníky, faktury, skladové zásoby nebo jiné informace.
- Ruční přepisování dat
- Duplicitní evidence
- Chyby mezi systémy
- Zpožděné informace
- Zbytečná práce zaměstnanců
- Složitá kontrola procesů
Systémy a aplikace
Aplikace, které ve firmě už máte, propojíme do jednoho toku.
Není nutné měnit celý firemní software. Často stačí správně propojit systémy, které už používáte.
- E-shopy Objednávky, produkty a zákazníci z e‑shopu.
- ERP systémy Výroba, objednávky a firemní evidence.
- CRM Kontakty, poptávky a obchodní historie.
- Účetnictví Faktury, zálohy a účetní doklady.
- Skladové systémy Zásoby, pohyby a dostupnost zboží.
- Platební brány Platby a jejich párování s doklady.
- Dopravci Zásilky, štítky a stavy dopravy.
- Mailing Kontakty a automatické zprávy zákazníkům.
- Pohoda Doklady, sklad a adresář ze Stormware Pohoda.
- Money Účetní a skladová data z Money S3 nebo S4.
- Helios Podniková data z ERP Helios.
- Interní aplikace Vlastní firemní software a nástroje.
- REST API Standardní rozhraní moderních aplikací.
- XML / CSV Pravidelné exporty a importy souborů.
- Webhooky Okamžité upozornění na změnu v systému.
Jeden cíl, různé cesty
Stejná integrace. Jiný firemní proces.
Způsob propojení volíme podle toho, co daný systém umožňuje. Výsledek pro firmu zůstává stejný — data putují dál bez ruční práce.
API
Systémy si předávají data okamžitě přes vlastní rozhraní. Nejčastější a nejspolehlivější způsob propojení.
- 1 Nová objednávka v e‑shopu Objednávka vznikne jednou a stane se zdrojem dat pro ostatní systémy. Automaticky
- 2 Předání zákazníka do CRM Kontakt a historie se doplní bez ručního zakládání. Automaticky
- 3 Vytvoření dokladu v účetnictví Faktura nebo záloha vznikne z dat objednávky. Automaticky
- 4 Aktualizace skladové zásoby Sklad zná aktuální stav ve všech navazujících systémech. Automaticky
- 5 Odeslání informace zákazníkovi Zákazník dostane potvrzení nebo stav zásilky automaticky. Hotovo
XML
Starší i podnikové systémy často komunikují strukturovaným souborem. Přenos plánujeme v pravidelném intervalu.
- 1 Systém vystaví XML soubor Export vzniká automaticky podle nastaveného intervalu. Automaticky
- 2 Kontrola struktury a obsahu Ověříme povinné údaje dřív, než se data dostanou dál. Automaticky
- 3 Převod na formát cílového systému Pole si mapujeme podle skutečné firemní evidence. Automaticky
- 4 Zápis do cílového systému Data se uloží bez ručního importu. Automaticky
- 5 Záznam o přenosu Každý běh je dohledatelný v logu. Hotovo
CSV
Nejjednodušší cesta tam, kde systém neumí nic jiného. Nahradí ruční export, e‑mail a import.
- 1 Automatický export dat Soubor vznikne bez zásahu zaměstnance. Automaticky
- 2 Převzetí ze sdíleného úložiště Integrace si soubor vyzvedne z domluveného místa. Automaticky
- 3 Kontrola duplicit a chyb Vyřadíme záznamy, které by v cílovém systému vadily. Automaticky
- 4 Import do cílového systému Data se doplní podle stanovených pravidel. Automaticky
- 5 Hlášení o výsledku Zodpovědný člověk ví, co prošlo a co ne. Hotovo
Webhook
Přenos se spustí přesně ve chvíli, kdy něco nastane. Vhodné tam, kde je potřeba reagovat okamžitě.
- 1 Událost v systému Například nová platba, objednávka nebo změna stavu. Automaticky
- 2 Okamžité upozornění Systém sám ohlásí, že se něco změnilo. Automaticky
- 3 Vyhodnocení pravidel Rozhodneme, co se má stát a kam data patří. Automaticky
- 4 Zápis do navazujícího systému Informace pokračuje dál bez čekání. Automaticky
- 5 Opakování při chybě Neúspěšný přenos se bezpečně zopakuje. Hotovo
Databáze
Když systém nemá rozhraní, lze číst data přímo. Vždy jen v rozsahu, který je bezpečný a schválený.
- 1 Přístup ke zdrojovým datům Nastavíme oprávnění pouze na potřebné části. Automaticky
- 2 Výběr relevantních záznamů Přenášíme jen to, co cílový systém opravdu potřebuje. Automaticky
- 3 Převod do srozumitelné struktury Data dostanou podobu, se kterou umí pracovat druhá strana. Automaticky
- 4 Předání cílovému systému Zápis probíhá kontrolovaně a dohledatelně. Automaticky
- 5 Sledování změn Další běh přenáší pouze to, co je nové. Hotovo
Automatizace
Data cestují automaticky. Zaměstnanci je nemusí přepisovat.
Integrace může fungovat okamžitě, pravidelně nebo na základě konkrétní události. Podstatné je, že informace vznikne jednou a další systémy ji převezmou bez ruční práce.
Tok dat po integraci
Bez ručního přepisování
Vznik dat
- E-shop Nová objednávka
- Zákazník Kontaktní údaje
Integrace
- API Pravidla a mapování
- Kontrola Duplicity a chyby
Navazující systémy
- ERP Zpracování objednávky
- Sklad Aktuální zásoba
- Účetnictví Vystavený doklad
- CRM a mailing Historie a komunikace
Rychlá kontrola
Poznáváte se v některé z těchto situací?
Pokud ano, pravděpodobně existuje prostor část procesu automatizovat.
Výsledek
Zatím jste neoznačili žádný signál.
Čím více bodů sedí, tím větší potenciál má integrace.
Příklady automatizace
Nejdřív pochopíme proces.
Potom bezpečně propojíme systémy.
Produkty
Synchronizace cen, dostupnosti, parametrů a skladových zásob.
Zákazníci
Přenos kontaktů, firemních údajů a zákaznické historie.
Doklady
Automatické vytváření faktur, záloh a dalších účetních dokumentů.
Logistika
Předávání zásilek dopravcům a návrat stavů dopravy.
Reporting
Sjednocení dat z více systémů do jednoho přehledu.
Orientační rozsah
Kolik vás bude integrace stát?
Cena závisí především na počtu systémů, dostupnosti jejich API a složitosti firemního procesu.
Orientační rozsah
2 systémy, způsob napojení zatím neurčen.
Každou integraci nejdříve technicky prověříme.
Nechat posoudit integraciJak pracujeme
Integraci navrhujeme podle fungování firmy, ne podle API.
- 01 Projdeme současný proces
- 02 Zjistíme zdroj a cíl dat
- 03 Prověříme dostupná API
- 04 Definujeme pravidla synchronizace
- 05 Připravíme testovací scénáře
- 06 Nasadíme monitoring a logování
Důležité věci řešíme předem.
Než začneme propojovat, potřebujeme mít jasno v situacích, které se dřív nebo později stanou.
- Co se stane při výpadku API
- Jak se řeší duplicitní data
- Který systém je zdrojem pravdy
- Jak často probíhá synchronizace
- Jak se integrace monitoruje
- Jak se řeší chyba při přenosu
Používáme technologii, kterou integrace opravdu potřebuje.
REST API
GraphQL
XML
JSON
MySQL
PostgreSQL
Laravel
PHP
n8n
Docker
Webhooks
Vhodné pro
Integrace dává smysl firmám, které…
- používají více systémů
- rostou a ruční práce přestává být únosná
- potřebují spolehlivá data
- chtějí snížit chybovost
- chtějí automatizovat opakované procesy
Pravděpodobně nevhodné pro
Integrace pravděpodobně není potřeba, pokud…
- používáte jeden jednoduchý systém
- proces probíhá jen několikrát měsíčně
- automatizace by byla dražší než ruční práce
- není možné získat přístup k potřebným datům
Časté otázky
Co firmy před integrací nejčastěji zajímá.
Lze propojit téměř jakékoli dva systémy?
Ne vždy. Záleží na možnostech API, exportu dat nebo přístupu k databázi. Nejprve proto vždy ověřujeme technické možnosti.
Musí mít systém API?
Ne. Integrace může fungovat také pomocí XML, CSV, databáze, webhooků nebo jiného rozhraní.
Co když se jeden ze systémů změní?
Integrace musí počítat s budoucími změnami. Proto oddělujeme integrační logiku tak, aby bylo možné jednotlivé části upravovat.
Co se stane při výpadku systému?
Podle charakteru projektu používáme logování, retry mechanismy a kontrolu chyb tak, aby bylo možné neúspěšný přenos dohledat a bezpečně zopakovat.
Lze propojit e‑shop s Pohodou?
Ano. Podle konkrétního scénáře lze řešit například objednávky, sklad, produkty, faktury nebo zákazníky.
Jak dlouho vytvoření integrace trvá?
Jednoduché propojení může být otázkou několika dnů. Složitější integrační projekt může trvat několik týdnů. Přesný rozsah určíme po technické analýze.
Méně ruční práce
Nechte data proudit automaticky.
Podíváme se, kde dnes vzniká zbytečná ruční práce a které systémy má smysl propojit.